Protection des renseignements personnels et divulgation

Mandat de la Soci├®t├®

Les soci├®t├®s dÔÇÖaide ├á lÔÇÖenfance ont le mandat exclusif dÔÇÖoffrir des services de protection de lÔÇÖenfance en Ontario. Elles travaillent ├á promouvoir les int├®r├¬ts, la protection et le bien-├¬tre des enfants. Toutes les soci├®t├®s dÔÇÖaide ├á lÔÇÖenfance de la province sont responsables dÔÇÖun territoire pr├®cis et, parfois, elles travaillent ensemble afin dÔÇÖaccomplir leur mission.

Vos renseignements personnels

Cet avis sur les pratiques dÔÇÖinformation d├®crit la fa├ºon dont la Soci├®t├® dÔÇÖaide ├á lÔÇÖenfance du district de Nipissing et Parry Sound recueille, utilise, divulgue et conserve vos renseignements personnels.

Nos dossiers comprennent les renseignements personnels qui ont ├®t├® recueillis pour vous offrir des services. Par exemple, votre date de naissance; vos coordonn├®es; les comptes rendus des rencontres survenues avec vous et/ou votre famille; les services que vous avez re├ºus; les programmes auxquels vous avez particip├®; des d├®tails sur votre sant├® physique et mentale; des rapports m├®dicaux, psychologiques ou psychiatriques; des renseignements scolaires; des renseignements financiers; des ant├®c├®dents professionnels; des all├®gations ou des constatations de mauvais traitements inflig├®s ├á un enfant; des documents du tribunal; des interventions de la police; des ant├®c├®dents criminels; vos points de vue ou opinions; les points de vue et opinions dÔÇÖautrui ├á votre sujet; ainsi que des renseignements concernant votre race, votre ascendance, votre lieu dÔÇÖorigine, votre origine ethnique, votre citoyennet├®, la diversit├® de votre famille, votre handicap, vos croyances, votre religion, votre ├óge, votre sexe, votre orientation sexuelle, votre identit├® de genre, votre expression de genre, vos besoins culturels ou linguistiques et votre situation matrimoniale ou familiale.

Nous recueillons ├®galement des renseignements qui pourraient servir ├á identifier des personnes, dont les adresses IP (protocole Internet). Nous nÔÇÖutilisons toutefois pas les adresses IP pour identifier les visiteurs sur notre site Web et nous ne divulguons pas de tels renseignements, ├á lÔÇÖexception des circonstances dans lesquelles nous utilisons et divulguons des renseignements qui pourraient servir ├á identifier des personnes. Les modalit├®s ├á cet effet sont d├®crites ci-dessous.

• Recevoir des paiements ou traiter, surveiller, v├®rifier ou rembourser des demandes de paiement li├®es ├á notre mandat;
• D├®tecter, surveiller ou pr├®venir les cas de fraude ou la r├®ception non autoris├®e de services ou dÔÇÖavantages financiers;
• Effectuer des rappels de rendez-vous;
• Mener des activit├®s de gestion des risques, de gestion des erreurs et dÔÇÖam├®lioration de la qualit├®;
• R├®aliser des sondages aupr├¿s des b├®n├®ficiaires de services;
• Intenter des poursuites judiciaires ou y donner suite;
• Effectuer des recherches (sous r├®serve de certaines r├¿gles);
• Compiler des statistiques;
• Pr├®senter au gouvernement des rapports exig├®s par la loi;
• Permettre lÔÇÖanalyse, lÔÇÖadministration et la gestion du syst├¿me de lÔÇÖaide ├á lÔÇÖenfance;
• Respecter les exigences juridiques et r├®glementaires;
• Remplir dÔÇÖautres fonctions autoris├®es ou exig├®es par la loi.

• Mener une enqu├¬te sur les all├®gations selon lesquelles des enfants ont peut-├¬tre besoin de protection et, au besoin, prot├®ger les enfants;
• ├ëvaluer, r├®duire ou ├®liminer un risque de pr├®judice ├á un enfant ou un risque de pr├®judice grave ├á une autre personne ou ├á un groupe de personnes;
• Offrir aux enfants et ├á leur famille des services pour prot├®ger les enfants ou pour emp├¬cher que surviennent des situations qui n├®cessitent cette protection;
• Offrir des soins aux enfants et superviser les enfants sous notre surveillance;
• ├ëvaluer et approuver des foyers pour les enfants qui ne peuvent rester avec leur famille;
• Placer les enfants en vue de leur adoption;
• Planifier et g├®rer les services;
• Aider un organisme dÔÇÖapplication de la loi dans le cadre dÔÇÖune enqu├¬te;
• Obtenir un consentement (ou celui dÔÇÖun mandataire sp├®cial), sÔÇÖil y a lieu;
• Recevoir des paiements ou traiter, surveiller, v├®rifier ou rembourser des demandes de paiement li├®es ├á notre mandat;
• D├®tecter, surveiller ou pr├®venir les cas de fraude ou la r├®ception non autoris├®e de services ou dÔÇÖavantages financiers;
• Effectuer des rappels de rendez-vous;
• Mener des activit├®s de gestion des risques, de gestion des erreurs et dÔÇÖam├®lioration de la qualit├®;
• R├®aliser des sondages aupr├¿s des b├®n├®ficiaires de services;
• Intenter des poursuites judiciaires ou y donner suite;
• Effectuer des recherches (sous r├®serve de certaines r├¿gles);
• Compiler des statistiques;
• Pr├®senter au gouvernement des rapports exig├®s par la loi;
• Permettre lÔÇÖanalyse, lÔÇÖadministration et la gestion du syst├¿me de lÔÇÖaide ├á lÔÇÖenfance;
• Respecter les exigences juridiques et r├®glementaires;
• Remplir dÔÇÖautres fonctions autoris├®es ou exig├®es par la loi.

Dans les cas de protection de lÔÇÖenfance, nous recueillons de lÔÇÖinformation sur les enfants qui pourraient ├¬tre victimes de pr├®judice ou avoir besoin de nos services. Cette information inclut les renseignements personnels de lÔÇÖenfant et des personnes importantes dans sa vie. Nous recueillons lÔÇÖinformation aupr├¿s des enfants et de leur famille ou indirectement aupr├¿s des membres de la collectivit├® ou dÔÇÖautres fournisseurs de services.

Nous recueillons ├®galement des renseignements personnels sur les fournisseurs de soins et les personnes qui veulent sÔÇÖoccuper dÔÇÖenfants dans le besoin, comme les parents dÔÇÖaccueil, les parents adoptifs, les membres de la famille ├®largie dÔÇÖun enfant et/ou la collectivit├®. Nous recueillons une grande partie de ces renseignements directement aupr├¿s de ces personnes.

Autres soci├®t├®s dÔÇÖaide ├á lÔÇÖenfance

LÔÇÖinformation recueillie par une soci├®t├® dÔÇÖaide ├á lÔÇÖenfance pourrait ├¬tre fournie ├á dÔÇÖautres soci├®t├®s dÔÇÖaide ├á lÔÇÖenfance si elles ont besoin de lÔÇÖinformation pour offrir des services de protection de lÔÇÖenfance.

Fournisseurs de services

Les fournisseurs de services sont des personnes ou des organismes qui participent ├á la prestation de services aux enfants et aux familles. Nous divulguons uniquement lÔÇÖinformation dont les fournisseurs de services ont besoin pour offrir et administrer ces services.

Autres tierces parties

Parfois, nous recevons des demandes dÔÇÖinformation de la part de tierces parties, comme la police, les organismes gouvernementaux et les personnes ayant un r├┤le ├á jouer dans le cadre des proc├®dures judiciaires de nos clients.

Nous divulguons aux tierces parties des renseignements personnels concernant les b├®n├®ficiaires de services seulement si :

• Nous avons le consentement du client;
• Ou une ordonnance du tribunal, un mandat de perquisition ou une demande urgente de documents exige la divulgation de lÔÇÖinformation;
• Ou nous sommes l├®galement autoris├®s ou tenus de fournir lÔÇÖinformation.

Votre consentement

Dans certaines situations, nous nÔÇÖavons pas besoin dÔÇÖobtenir de consentement pour remplir notre r├┤le principal dÔÇÖorganisme de protection de lÔÇÖenfance, pour prot├®ger les enfants lorsque la loi nous oblige ├á recueillir, ├á utiliser et ├á divulguer des renseignements personnels. Par exemple, nous nÔÇÖavons pas besoin de votre autorisation pour respecter nos obligations en mati├¿re de protection de lÔÇÖenfance ou pour divulguer vos renseignements personnels afin de garantir votre s├®curit├® ou celle dÔÇÖautrui.

Toutefois, dans dÔÇÖautres situations, vous avez le droit de prendre vos propres d├®cisions en ce qui concerne la confidentialit├® de vos renseignements personnels. Si nous sommes oblig├®s de vous demander votre autorisation, vous pouvez refuser de nous lÔÇÖaccorder. Si vous acceptez, vous pouvez changer dÔÇÖid├®e en tout temps. Si vous refusez, nous ne divulguerons plus vos renseignements sauf indication contraire de votre part. Votre d├®cision de refuser pourrait ├¬tre assujettie ├á certaines restrictions l├®gales.

Dans les situations o├╣ vous avez le droit de prendre vos propres d├®cisions en mati├¿re de confidentialit├® de vos renseignements personnels, vous pouvez prendre ces d├®cisions si vous avez la capacit├® de le faire. Il se peut que vous ayez la capacit├® de ne prendre que certaines d├®cisions en mati├¿re de confidentialit├® de vos renseignements personnels. Si vous nÔÇÖavez pas la capacit├® de le faire, un mandataire sp├®cial prendra des d├®cisions en mati├¿re dÔÇÖinformation ├á votre place. Les r├¿gles concernant la prise de d├®cisions au nom dÔÇÖautrui ainsi que ses responsabilit├®s sont ├®nonc├®es dans la loi. Par exemple, un mandataire sp├®cial peut ├¬tre une personne nomm├®e en vertu de la Loi sur le consentement aux soins de sant├®, un tuteur ├á la personne ou aux biens, un procureur au soin de la personne ou aux biens, un repr├®sentant nomm├® par la Commission du consentement et de la capacit├®, ou un conjoint.

Pour les enfants, il nÔÇÖexiste aucun ├óge l├®gal auquel ils sont autoris├®s ├á prendre leurs propres d├®cisions concernant leurs renseignements personnels. Les enfants ayant la capacit├® de le faire peuvent prendre leurs propres d├®cisions. Toutefois, dÔÇÖautres r├¿gles sÔÇÖappliquent aux enfants de moins de 16 ans.

• Si vous nÔÇÖavez pas la capacit├® de prendre des d├®cisions, vos parents ou tout autre tuteur officiel prendront des d├®cisions pour vous en tant que mandataire sp├®cial.
• Si vous avez la capacit├® de prendre des d├®cisions, vous prendrez vos propres d├®cisions.
• Si vous avez la capacit├® de prendre des d├®cisions, vos parents ou votre tuteur seront ├®galement autoris├®s ├á prendre certaines d├®cisions concernant vos dossiers de services et vos renseignements personnels. Toutefois, ils ne pourront pas prendre de d├®cisions concernant les dossiers portant sur le traitement ou les services de consultation pour lesquels vous avez accord├® votre consentement en toute autonomie.

Conservation et ├®limination des renseignements

Le R├®seau dÔÇÖinformation pour la protection de lÔÇÖenfance (RIPE) est un syst├¿me de gestion de lÔÇÖinformation utilis├® par les soci├®t├®s dÔÇÖaide ├á lÔÇÖenfance ├á lÔÇÖ├®chelle de la province. Ce syst├¿me est le principal outil permettant de stocker lÔÇÖinformation dont les soci├®t├®s dÔÇÖaide ├á lÔÇÖenfance ont besoin pour offrir leurs services.

Le RIPE contient de lÔÇÖinformation sur les enfants et les familles qui re├ºoivent des services de protection de lÔÇÖenfance. Il contient ├®galement de lÔÇÖinformation sur les fournisseurs de soins et leurs relations, ainsi que sur les personnes qui veulent sÔÇÖoccuper dÔÇÖenfants dans le besoin, comme les parents dÔÇÖaccueil, les parents adoptifs, les membres de la famille ├®largie dÔÇÖun enfant et/ou la collectivit├®.

Nous d├®tenons ├®galement dÔÇÖanciens fichiers sur les cas, sur support papier, que nous utilisions avant le RIPE, ainsi que dÔÇÖanciens dossiers ├®lectroniques.

Nous conservons les renseignements personnels recueillisparce quÔÇÖils pourraient ├¬tre n├®cessaires pour dÔÇÖautres cas ├á lÔÇÖavenir. Nous conservons ├®galement lÔÇÖinformation parce quÔÇÖil se peut que dÔÇÖanciens b├®n├®ficiaires de services demandent ├á consulter les dossiers contenant leurs renseignements personnels.

Mesures de protection

Vos renseignements personnels doivent ├¬tre prot├®g├®s. Tout le personnel de la Soci├®t├® dÔÇÖaide ├á lÔÇÖenfance du district de Nipissing et Parry Sound est li├® par une entente de confidentialit├®. Nous prot├®geons vos renseignements contre la perte ou le vol. Nous veillons aussi ├á ce que personne nÔÇÖexamine vos renseignements ou ne les utilise de quelque fa├ºon que ce soit sÔÇÖils ne vous offrent pas de services ou sÔÇÖils ne sont pas autoris├®s ├á le faire dans le cadre de leur travail. Nous vous informerons en cas dÔÇÖatteinte ├á la vie priv├®e ÔÇô nous y sommes tenus par la loi de ÔÇô et vous ferons part des mesures ayant ├®t├® prises pour r├®gler la situation.

Les mesures de protection sÔÇÖappliquent ├®galement aux renseignements personnels que nous enregistrons dans le RIPE et dÔÇÖautres syst├¿mes dÔÇÖinformation ├®lectroniques, ainsi quÔÇÖaux exemplaires des dossiers sur support papier ou ├®lectronique, aux rapports, aux dossiers financiers, aux notes administratives, aux messages vocaux, aux messages textes et aux courriels (y compris ceux qui se trouvent dans les ordinateurs portatifs et les t├®l├®phones cellulaires) et ├á tout autre renseignement personnel enregistr├® de quelque fa├ºon que ce soit.

Accès et correction

Sauf rares exceptions, vous avez le droit dÔÇÖavoir acc├¿s aux renseignements personnels que nous d├®tenons ├á votre sujet et qui se rapportent ├á un service qui vous est fourni.

Si vous avez besoin dÔÇÖune copie de vos dossiers de service, veuillez composer le 705-472-0910.
Dans de rares cas, vous pourriez vous voir refuser lÔÇÖacc├¿s ├á une partie ou ├á la totalit├® de vos renseignements personnels concernant vos services (ce refus ├®tant conforme ├á la loi).

Nous nous effor├ºons de tenir vos renseignements personnels exacts et ├á jour. Veuillez nous faire savoir si vous nÔÇÖ├¬tes pas dÔÇÖaccord avec lÔÇÖinformation enregistr├®e. Nous apporterons les corrections n├®cessaires ou nous vous demanderons de r├®diger une d├®claration de d├®saccord que nous verserons au dossier de services pertinent.

Renseignements ou plaintes